Dokumenty prawne
Polityka prywatności.
Jakie dane zbieramy, po co, jak długo je przechowujemy i jakie masz prawa — prostym językiem, bez drobnego druku.
Obowiązuje od 8 października 2026
Spis treści
Formularz służy tylko do odpowiedzi
Dane z zapytania wykorzystujemy, by odpowiedzieć i przygotować ofertę. Nie zapisujemy ich w bazie Serwisu.
Analityka i reklamy tylko za zgodą
Bez Twojej zgody nie zapisujemy cookies Google Analytics ani piksela Meta.
Nie sprzedajemy danych
Przekazujemy je wyłącznie dostawcom, którzy pomagają nam prowadzić firmę, na podstawie umów.
Masz pełną kontrolę
Dostęp, poprawienie, usunięcie, sprzeciw — wystarczy e-mail na systems@n3osystem.io.
01Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem danych osobowych jest N3O SYSTEM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Podolszynce Plebańskiej (Podolszynka Plebańska 19A, 37-418 Krzeszów), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001094015, NIP 8652585870, REGON 528062819, kapitał zakładowy 5 000,00 zł (dalej: „Administrator” lub „my”).
Administrator danych
N3O SYSTEM sp. z o.o.
Podolszynka Plebańska 19A, 37-418 Krzeszów
- KRS
- 0001094015
- NIP
- 8652585870
- REGON
- 528062819
Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego · kapitał zakładowy 5 000,00 zł
Polityka dotyczy serwisu www.n3osystem.io (dalej: „Serwis”) oraz kontaktu z nami e-mailem, telefonicznie i przez nasze profile w mediach społecznościowych. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na systems@n3osystem.io albo listownie na adres siedziby.
02Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy
| Źródło | Dane |
|---|---|
| Formularz kontaktowy | Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, NIP firmy (opcjonalnie), wybrane tematy zapytania i treść wiadomości, jeśli ją dodasz. |
| E-mail i telefon | Dane kontaktowe oraz to, co przekażesz w wiadomości lub rozmowie — zwykle opis procesu albo projektu. |
| Korzystanie z Serwisu | Adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, odwiedzone podstrony, czas i źródło wizyty. Identyfikatory z plików cookies analitycznych i marketingowych — tylko po Twojej zgodzie. |
| Współpraca i umowy | Dane osób reprezentujących klientów i kontrahentów: imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe, a także dane potrzebne do faktur. |
| Rekrutacja | Dane z CV i portfolio, które wyślesz na nasz adres e-mail. |
| Media społecznościowe | Nazwa profilu, komentarze i wiadomości oraz zbiorcze statystyki, które udostępnia platforma (LinkedIn, Facebook). |
- Źródło
- Formularz kontaktowy
- Dane
- Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, NIP firmy (opcjonalnie), wybrane tematy zapytania i treść wiadomości, jeśli ją dodasz.
- Źródło
- E-mail i telefon
- Dane
- Dane kontaktowe oraz to, co przekażesz w wiadomości lub rozmowie — zwykle opis procesu albo projektu.
- Źródło
- Korzystanie z Serwisu
- Dane
- Adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, odwiedzone podstrony, czas i źródło wizyty. Identyfikatory z plików cookies analitycznych i marketingowych — tylko po Twojej zgodzie.
- Źródło
- Współpraca i umowy
- Dane
- Dane osób reprezentujących klientów i kontrahentów: imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe, a także dane potrzebne do faktur.
- Źródło
- Rekrutacja
- Dane
- Dane z CV i portfolio, które wyślesz na nasz adres e-mail.
- Źródło
- Media społecznościowe
- Dane
- Nazwa profilu, komentarze i wiadomości oraz zbiorcze statystyki, które udostępnia platforma (LinkedIn, Facebook).
Podanie danych jest dobrowolne. Bez pól oznaczonych w formularzu jako wymagane nie możemy jednak odpowiedzieć na zapytanie wysłane tą drogą.
Nie potrzebujemy danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu) — prosimy, nie przesyłaj ich. Jeśli trafią do nas w korespondencji, usuniemy je albo ograniczymy ich użycie do niezbędnego minimum.
03Po co przetwarzamy dane i jak długo
Każde przetwarzanie ma swój cel, podstawę prawną z RODO i czas, po którym dane usuwamy:
| Cel | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; gdy piszesz w imieniu firmy — art. 6 ust. 1 lit. f (nasz uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji). | Do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, jeśli nie podejmiemy współpracy. |
| Zawarcie i wykonanie umowy | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane osób reprezentujących kontrahenta — art. 6 ust. 1 lit. f. | Przez czas umowy, a potem do przedawnienia roszczeń. |
| Księgowość i podatki | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową. | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Do przedawnienia roszczeń. |
| Bezpieczeństwo Serwisu — ochrona przed spamem i nadużyciami | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Logi techniczne — do 30 dni. |
| Statystyki bez plików cookies (Vercel Web Analytics) | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz interes w wiedzy o tym, jak działa Serwis. | Wyłącznie dane zbiorcze, bez identyfikowania osób. |
| Statystyki Google Analytics | Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. | Do cofnięcia zgody; dane w Google Analytics — do 14 miesięcy. |
| Pomiar skuteczności reklam (piksel Meta) | Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. | Do cofnięcia zgody; plik cookie — do 90 dni. |
| Rekrutacja | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO i art. 22¹ Kodeksu pracy; dodatkowe dane i przyszłe rekrutacje — zgoda. | Do zakończenia rekrutacji; przy zgodzie na przyszłe rekrutacje — do 12 miesięcy. |
| Prowadzenie profili w mediach społecznościowych | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Do czasu usunięcia treści lub zgłoszenia sprzeciwu. |
- Cel
- Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; gdy piszesz w imieniu firmy — art. 6 ust. 1 lit. f (nasz uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji).
- Jak długo
- Do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, jeśli nie podejmiemy współpracy.
- Cel
- Zawarcie i wykonanie umowy
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane osób reprezentujących kontrahenta — art. 6 ust. 1 lit. f.
- Jak długo
- Przez czas umowy, a potem do przedawnienia roszczeń.
- Cel
- Księgowość i podatki
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową.
- Jak długo
- 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Cel
- Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Jak długo
- Do przedawnienia roszczeń.
- Cel
- Bezpieczeństwo Serwisu — ochrona przed spamem i nadużyciami
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Jak długo
- Logi techniczne — do 30 dni.
- Cel
- Statystyki bez plików cookies (Vercel Web Analytics)
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz interes w wiedzy o tym, jak działa Serwis.
- Jak długo
- Wyłącznie dane zbiorcze, bez identyfikowania osób.
- Cel
- Statystyki Google Analytics
- Podstawa prawna
- Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.
- Jak długo
- Do cofnięcia zgody; dane w Google Analytics — do 14 miesięcy.
- Cel
- Pomiar skuteczności reklam (piksel Meta)
- Podstawa prawna
- Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.
- Jak długo
- Do cofnięcia zgody; plik cookie — do 90 dni.
- Cel
- Rekrutacja
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO i art. 22¹ Kodeksu pracy; dodatkowe dane i przyszłe rekrutacje — zgoda.
- Jak długo
- Do zakończenia rekrutacji; przy zgodzie na przyszłe rekrutacje — do 12 miesięcy.
- Cel
- Prowadzenie profili w mediach społecznościowych
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Jak długo
- Do czasu usunięcia treści lub zgłoszenia sprzeciwu.
Informacje handlowe e-mailem lub telefonicznie wysyłamy tylko wtedy, gdy wyraźnie na to pozwolisz (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Odpowiedź na Twoje zapytanie nie jest taką informacją.
04Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich innym firmom do ich własnego marketingu. Korzystamy z dostawców usług, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu, na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO):
| Odbiorca | Rola | Lokalizacja |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting Serwisu, logi serwera, statystyki bez plików cookies. | USA |
| Mikr.us (operator serwerów) | Serwer z narzędziem n8n, które przyjmuje zgłoszenia z formularza i przekazuje je do narzędzi, w których obsługujemy zapytania. | Finlandia (EOG) |
| Google Ireland Ltd / Google LLC | Poczta e-mail (Google Workspace); Google Analytics — tylko po zgodzie. | Irlandia, USA |
| Meta Platforms Ireland Ltd | Piksel Meta — tylko po zgodzie; obsługa profilu na Facebooku. | Irlandia, USA |
| LinkedIn Ireland Unlimited Company | Obsługa profilu firmowego na LinkedIn. | Irlandia |
| Biuro rachunkowe, kancelaria prawna, podwykonawcy IT | Księgowość, obsługa prawna, utrzymanie systemów — w niezbędnym zakresie. | Polska / EOG |
- Odbiorca
- Vercel Inc.
- Rola
- Hosting Serwisu, logi serwera, statystyki bez plików cookies.
- Lokalizacja
- USA
- Odbiorca
- Mikr.us (operator serwerów)
- Rola
- Serwer z narzędziem n8n, które przyjmuje zgłoszenia z formularza i przekazuje je do narzędzi, w których obsługujemy zapytania.
- Lokalizacja
- Finlandia (EOG)
- Odbiorca
- Google Ireland Ltd / Google LLC
- Rola
- Poczta e-mail (Google Workspace); Google Analytics — tylko po zgodzie.
- Lokalizacja
- Irlandia, USA
- Odbiorca
- Meta Platforms Ireland Ltd
- Rola
- Piksel Meta — tylko po zgodzie; obsługa profilu na Facebooku.
- Lokalizacja
- Irlandia, USA
- Odbiorca
- LinkedIn Ireland Unlimited Company
- Rola
- Obsługa profilu firmowego na LinkedIn.
- Lokalizacja
- Irlandia
- Odbiorca
- Biuro rachunkowe, kancelaria prawna, podwykonawcy IT
- Rola
- Księgowość, obsługa prawna, utrzymanie systemów — w niezbędnym zakresie.
- Lokalizacja
- Polska / EOG
Dane mogą też otrzymać organy publiczne, gdy wymaga tego prawo. Na profilach w mediach społecznościowych jesteśmy współadministratorem danych razem z operatorem platformy w zakresie statystyk profilu — zasady opisują polityki prywatności LinkedIn i Meta.
05Przekazywanie danych poza EOG
Vercel Inc., Google LLC i Meta Platforms, Inc. mają siedziby w Stanach Zjednoczonych. Dane trafiają tam na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework — te firmy są w nim certyfikowane — a uzupełniająco na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
Kopię zastosowanych zabezpieczeń prześlemy na Twoją prośbę.
07Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niepełnych (art. 16),
- usunięcia danych (art. 17),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18),
- przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20),
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie, w tym w każdej chwili wobec marketingu bezpośredniego (art. 21),
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3).
Aby skorzystać z praw, napisz na systems@n3osystem.io. Odpowiemy w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych termin może się wydłużyć o dwa miesiące — wtedy poinformujemy Cię o tym.
Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.
08Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO). Ofertę, cenę i zakres współpracy zawsze ustala człowiek.
Po wyrażeniu zgody na pliki cookies marketingowe Meta może wykorzystywać dane z piksela do dopasowania reklam — to profilowanie wyłącznie w celach reklamowych, bez skutków prawnych dla Ciebie.
09Jak chronimy dane
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dopasowane do ryzyka, w szczególności:
- szyfrowane połączenie (HTTPS/TLS) w całym Serwisie i nagłówki bezpieczeństwa przeglądarki,
- ochronę formularza przed spamem i nadużyciami (limit zgłoszeń, weryfikacja pochodzenia żądań),
- minimalizację danych — zgłoszenia z formularza nie są przechowywane w bazie Serwisu, tylko przekazywane do narzędzi obsługi zapytań,
- dostęp do danych wyłącznie dla upoważnionych osób zobowiązanych do poufności,
- uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla kont administracyjnych i regularne aktualizacje systemów.
10Zmiany polityki
Aktualizujemy politykę, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych albo przepisy. Data na górze strony wskazuje, od kiedy obowiązuje bieżąca wersja; o istotnych zmianach poinformujemy w Serwisie.
Zasady korzystania z Serwisu opisuje Regulamin.